Перенос библиотеки документов на другой сайт — подробное руководство
Обзор: процесс переноса библиотеки документов на другой сайт — сложный процесс, если у вас нет нужного набора знаний и инструментов. Чтобы облегчить вам работу, мы обсудили подробное руководство по переносу важных данных.
Одной из последовательных задач организации является перенос конфиденциальных и важных данных с одной платформы на другую. При отсутствии надлежащего планирования и технических знаний для проведения операции возможны и негативные последствия этой операции. Поэтому совет эксперта всегда является мудрым решением при принятии таких ответственных шагов.
Говоря о таких насыщенных событиями ситуациях, одной из таких задач, требующих надлежащего выполнения, является перенос библиотек документов на другой сайт. Поскольку эти библиотеки SharePoint имеют большое значение, у администраторов должен быть надлежащий план. Кроме того, использование доверенного решения — отличный выбор, поскольку он упрощает общий процесс миграции.
Пошаговый процесс переноса библиотеки документов на другой сайт
Поскольку это сложный процесс, мы должны разделить его на несколько этапов и выполнять поэтапно. Эта стратегия поможет нам выполнить весь процесс без каких-либо серьезных сбоев.
Шаг 1. Определите стратегию миграции
Поскольку вы собираетесь начать процесс, важно сначала понять и определить свою стратегию. В основном существует два способа переноса библиотеки документов с одного сайта на другой SharePoint Online — вручную и автоматически.
При ручном подходе пользователь должен экспортировать и импортировать данные из библиотек документов. Этот процесс осуществим только при наличии небольших библиотек документов и небольшого количества файлов и папок. Если имеется большой объем данных, то использование профессионального решения является возможным вариантом.
В случае библиотек большого размера многие эксперты рекомендуют использовать автоматизированное решение. Это лучший подход, так как он экономит много времени, а также делает возможным пакетную миграцию.
Шаг 2. Сделайте резервную копию библиотек документов
Прежде чем приступить к переносу данных, лучше сохранить резервную копию ваших данных. Резервная копия гарантирует, что ваши данные в безопасности, если что-то пойдет не так при перемещении библиотек документов на другой сайт.
Для резервного копирования данных можно использовать командную консоль SharePoint Online. Этот инструмент поможет вам сделать резервную копию всех данных, и вы можете сохранить эту резервную копию в другом месте в целях безопасности.
Шаг 3: Создайте целевой сайт
Следующим шагом при перемещении библиотеки документов с одного сайта на другой в SharePoint Online является создание целевого сайта, на который вы хотите перенести данные. Если он уже создан, то этот шаг можно пропустить.
Вы можете создать новый сайт с помощью центра администрирования SharePoint Online. Шаги для создания нового сайта:
- Перейдите в центр администрирования SharePoint >> нажмите кнопку «Сайты».
- Выберите параметр «Активные сайты», а затем нажмите кнопку «Создать».
Шаг 4: Подготовьте исходную библиотеку документов
Еще один шаг, который вы должны сделать перед началом процесса миграции, — это удаление ненужных файлов из библиотеки документов. Удаление избыточных файлов и папок уменьшит общий размер библиотеки документов. В результате процесс миграции займет меньше времени и будет менее сложным.
Шаг 5. Начните перенос библиотеки документов на другой сайт
После того, как все шаги выполнены, наступает время, когда вы начинаете перемещать свою библиотеку документов на другой сайт. Здесь лучший вариант – пойти с Инструмент миграции PCVITA SharePoint Online. Это программное обеспечение сделает вашу миграцию легкой, гарантируя, что все ваши данные и метаданные будут переданы.
Кроме того, программное обеспечение предлагает пользователям не только перенести библиотеку документов, но также позволяет пользователям переносить списки SharePoint. Для повышения общего удобства эта утилита поддерживает пакетную миграцию данных, что делает процесс быстрым и эффективным.
После успешной миграции приложение формирует отчеты двух типов: подробный отчет и сводный отчет. Эти отчеты помогают пользователям вести учет переноса данных, поскольку они содержат количество успешных и неудачных элементов данных.
Вы можете запустить это приложение в ОС Windows 11 и 10 (64-разрядная версия).
Шаг 6. Проверка переноса
После успешного переноса библиотеки документов на другой сайт необходимо проверить целевой сайт. Здесь вам нужно проверить, все ли элементы данных успешно перенесены и перенесены ли они нужным образом.
Шаг 7: Обновите разрешения
После проверки последний шаг — обновить ссылки и разрешения в целевой библиотеке документов. Здесь вам нужно обновить ссылки в библиотеке, чтобы отразить ее новое местоположение. Кроме того, вы должны убедиться, что у пользователей есть соответствующие разрешения для доступа к этой библиотеке.
Чтобы обновить ссылки, найдите ссылки на библиотеку документов на других сайтах и обновите отображаемые в них ссылки.
Для обновления разрешений перейдите в библиотеку перенесенных документов и назначьте необходимые разрешения всем пользователям и группам в соответствии с необходимостью.
Полезные советы для безупречного переноса библиотеки документов на другой сайт
Несмотря на то, что мы обсудили подробное пошаговое руководство по переносу библиотеки документов SharePoint с одного сайта на другой, все же есть несколько полезных советов, на которые следует обратить внимание. Эти советы специально разработаны экспертами SharePoint и помогают администраторам легко выполнить процесс миграции.
- Планирование миграции: Очень полезно иметь четкое представление о том, что вам нужно мигрировать, а что не нужно. Кроме того, вы также должны четко понимать, сколько времени это займет и ресурсы, необходимые для миграции.
- Используйте надежный инструмент миграции: Чтобы процесс миграции был эффективным, многие эксперты выбирают надежный инструмент миграции, а не собственные решения. Эти инструменты обеспечивают миграцию данных при сохранении метаданных, разрешений и других важных свойств.
- Проверьте свою миграцию: лучше перенести библиотеку документов на другой сайт в небольшом масштабе, прежде чем перейти к полному потоку. Эта практика помогает определить любые потенциальные проблемы, которые могут помешать процессу и привести к ошибкам.
- Чистая библиотека документов: при переносе библиотеки документов с одного сайта SharePoint на другой рекомендуется очистить неиспользуемые и устаревшие документы. Это уменьшит объем переносимых данных и, следовательно, ускорит процесс переноса.
- Управление разрешениями: важно четко понимать, как будут обрабатываться разрешения во время процесса. Если вы используете вышеупомянутый инструмент миграции, он поможет вам сопоставить исходные и целевые разрешения без каких-либо хлопот. Или вы также можете создать новую группу безопасности на целевом сайте и назначить разрешения для этой группы, а не назначать разрешения для отдельных пользователей.
- Контролируйте свою миграцию: всегда следите за процессом переноса и проверяйте, успешно ли перемещена каждая библиотека документов на целевой сайт. Кроме того, проверьте документы и убедитесь, что метаданные и свойства не повреждены на новом сайте.
- Общение с конечным пользователем: Необходимо проинформировать конечных пользователей о переносе библиотеки документов на другой сайт SharePoint. Вы должны обучить их тому, как получить доступ к данным на новом сайте и решить их вопросы или проблемы.
Заключение
Перенос данных между платформами довольно сложен и может привести к потере важных данных. Таким образом, необходимо подробное руководство по безопасной и надежной миграции. Принимая это во внимание, мы обсудили пошаговый процесс переноса библиотеки документов с одного сайта на другой в SharePoint Online. Если вы также планируете выполнить миграцию, просто убедитесь, что вы планируете, проверьте разрешения, обновите метаданные, протестируйте рабочие процессы и выберите лучшее приложение для плавной миграции.
