Преобразование нескольких сообщений Outlook в формат PDF с вложениями

Outlook – это профессиональное почтовое приложение, которое довольно популярно среди пользователей. По разным причинам необходимо преобразовать несколько сообщений Outlook в PDF. Вот некоторые из возможных причин, по которым требуется преобразование: необходимость создания резервной копии файлов в формате PDF, печать электронных писем для создания бумажных копий, обмен сообщениями электронной почты Outlook с другими и т. Д. Одно сообщение в Outlook хранится в формате MSG. Если кто-то хочет получить доступ к нескольким электронным письмам Outlook в формате PDF, им необходимо преобразовать файл MSG в формат PDF. В этом блоге вы узнаете, как конвертировать сообщения и вложения Outlook 2016/2013/2010/2007 в формат PDF.

Краткий обзор формата файлов MSG и PDF

An Файл MSG обычно предназначен для MS Outlook для сохранения одного электронного письма. Это файл документа, который можно закодировать в двоичном формате. Пользователь может вручную создать этот формат файла, используя метод перетаскивания из Outlook. Это можно сделать, просто выбрав одно сообщение электронной почты и перетащив его в любое место по своему выбору. Главный недостаток этого файла в том, что он может быть открыт любым пользователем для модификации с помощью текстового редактора или другого приложения. По сути, этот файл включает текст ASCII, основное тело сообщения, календари, гиперссылки, вложения и контакты.

А PDF-файл, что расшифровывается как Portable Document Format, это формат файла типа документа. Его можно открыть и просмотреть на любой платформе. Чтобы открыть файл PDF в системе, необходимо загрузить Adobe Acrobat Reader или любую другую программу для чтения PDF-файлов. Он обеспечивает безопасность с помощью пароля, который ограничивает нежелательный доступ и использование содержимого PDF. Его можно сильно сжать без потери данных с помощью различных алгоритмов сжатия.

Необходимо преобразовать несколько сообщений Outlook в формат PDF

Пользователи могут столкнуться с различными ситуациями, когда захотят сохранить несколько сообщений Outlook в формате PDF. Некоторые из них упомянуты ниже:

Файл MSG можно легко изменить, поэтому он небезопасен. Конвертируя формат в PDF, пользователи могут обеспечить безопасность данных.
Путем преобразования пользователь может сделать резервную копию всего импортированного файла MSG, который может быть использован в будущем.
Доступ к нескольким сообщениям электронной почты Outlook в любой системе без установки Outlook.

Способы сохранения сообщений Outlook как Adobe PDF в пакетном режиме

Ниже приведены подходы к преобразованию нескольких сообщений Outlook в файл PDF:

Параметр “Сохранить как” в Outlook
Файлы Adobe Combine
Вариант печати

1. По выбору “Сохранить как”

Открыть MS Outlook и выберите электронные письма, которые нужно преобразовать
Перейдите в меню “Файл” и нажмите Сохранить как вариант
Сохраните файл в желаемом месте в папке формат .html
Теперь перейдите к месту и выберите файл
Щелкните правой кнопкой мыши файл .html и выберите Открыть с помощью >> MS Word
В MS Word перейдите в Файл> Сохранить В качестве вариант
Выберите .pdf файл формат для сохранения файла

Ограничение

Преобразование нескольких сообщений Outlook в PDF с помощью этого процесса – длительная и утомительная задача.
Иногда преобразовывается только содержимое электронной почты, и невозможно преобразовать вложения.
Этот метод также может привести к потере данных.

2. Использование функции Adobe “Объединять файлы в PDF”.

Запуск Adobe Acrobat заявление.
В разделе “Выберите задачу” выберите Объединить файлы в PDF вариант.
Теперь откройте Outlook и перетащите несколько писем для преобразования в окно “Объединенные файлы”.
Нажмите Объединить файлы чтобы начать процесс преобразования.
Будет создан единый файл PDF со всеми сообщениями и вложениями.

Ограничение

Чтобы реализовать этот метод преобразования нескольких сообщений Outlook в PDF, в системе должен быть установлен Adobe Acrobat, который является платным приложением.

3. Используя параметр печати

Выберите электронные письма, которые нужно преобразовать, и нажмите Ctrl + P
Теперь появится диалоговое окно печати и выберите Adobe PDF как принтер
Если вложения также необходимы, перейдите в Параметры печати и check Распечатать прикрепленные файлы вариант
Нажмите Распечатать чтобы начать процесс конвертации

Профессиональный инструмент для преобразования нескольких сообщений Outlook в PDF

Когда пользователи хотят преобразовать несколько или одно сообщение из Outlook в Adobe PDF, они могут использовать описанные выше ручные методы. Но эти процессы длительны и могут быть неуправляемыми для нетехнических пользователей. Использование профессионального инструмента позволит пользователю выполнить преобразование файла. Конвертер MSG в PDF – один из таких инструментов, который позволяет пользователям конвертировать несколько сообщений Outlook в PDF с вложениями в портретном и ландшафтном режимах. Кроме того, эта утилита не имеет ограничений по размеру и количеству файлов, и пользователи могут легко сохранять несколько сообщений Outlook в формате PDF без потери данных.

Вывод

Каждый пользователь хочет, чтобы его файлы были портативными и доступными на любом компьютере. Следовательно, возникает необходимость конвертировать несколько сообщений Outlook в PDF. PDF-файл обеспечивает полную безопасность своего содержимого, и пользователи могут открывать файл в любой системе. Хотя есть несколько ручных методов преобразования, они не совсем надежны. Следовательно, разумно выбрать профессиональное решение для эффективного сохранения нескольких сообщений Outlook в формате PDF.